会議の問題点は何か？

皆様の会社では会議はうまくいっているでしょうか？

会議が報告会になっている、会議でほとんど意見が出ない、

会議をやる前から事前の根回し等で決定事項が決まっているなど多くの悩みを耳にします。

そのように会議運営すれば上手くいくのでしょうか。

会議の形態はさまざまありますが今回は報告や連絡の会議ではなく、

意見交換を中心とした会議を取り上げ、会議の生産性について話を進めていきます。

非常に盛沢山の内容なので全二回(前半/後半）でお伝えしていきます。

今回は前半になります。

私はコンサルタントという職業柄、仕事の大半が経営会議、営業会議、幹部合宿などの

会議に参加し、うまく運営していくことを業務にしております。

その会議の中で求められる一つは会議の生産性となります。

「いかに成果のあがる会議の実施をするか？」です。

ビジネスマンに会議の問題点を挙げてくださいと聞くと冒頭でお伝えしたこと

以外にも以下のような内容が上がってきます。

・会議が時間通りスタートしにくい（参加者が時間通りに集まらない）

・（事前に伝えているのに）会議のテーマを理解していない

・意見を言う人が偏っている

・時間通りに終わらない

・何が決まったのかよく分からない

このようにあげればきりがないほど多くの問題点が会議にはあります。

「このような問題に対していかに解決していくのか？」を順を追って解説をしていきます。

その会議、〇〇〇万円の損失

まずは今やっている会議は本当に必要でしょうか？「・・・・・・・」

会議の目的は明確でしょうか。「・・・・・・・」

今まで毎月やっていたから、昔からやっているものだから、集まることが大事だから・・・
と惰性でやっている会議ではありませんか？

私が出会った会社では必要としていない会議がたくさんありました。

ただなんとなく過去の流れでダラダラとやっていて、

会社にとってあまり意味がないものが多かったです。

なぜこのようになってしまうのか。

それは会議をやめようという人がほとんどいないからです。

始めた当時はとても重要な会議だったのかもしれません。

しかし、時が経って重要性が薄れていく会議も多いと思います。

会議のコストは直接的なコストはそんなに多くはありません。

しかし、機会損失という視点を視野にいれると飛躍的に金額があがります。

機会損失とは、会議の参加者が会議の時間でしっかりと仕事を生み出せたはずの

成果(売上・利益など）です。

目的が不明確な会議は不要な会議の可能性が高いです。

そんな会議があれば一度やめてはいかがでしょうか。

あるいは他の会議と統合してはいかがでしょうか。

もし会議をなくしたことで不都合が生じるのであればまた改めて開催すればよいのです。

ではここから先は本当に必要な会議をやっているという前提で、問題点を見ていきたいと思います。

会議は定刻にスタートすること

続いての問題は「会議が時間通りスタートしない」についてです。

これは「参加者が仕事の都合上、時間通り集まらない」、

「緊急の対応をしないといけないので30分遅れて参加する」などといったことです。

議長としては会議をスタートしていいものか悩んでしまいます。

皆さんならどうしますか？

色々と事情を考慮しなければいけないかもしれないですが、

思い切って時間通りにスタートしてください。

なぜかというと会議に遅れる⇒会議が遅れてスタート⇒会議に遅れても大丈夫という

悪循環に陥ってしまうからです。

この悪循環を断ち切るためにも会議を始めてしまったほうが良いのではないでしょうか。

毎回会議が定刻通りにスタートしている会社では、時間に遅れてはいけないという意識が

参加者に根付いているのです。

会議に遅れてはいけない⇒仕事の段取りをする⇒会議が定刻にスタートするという

好循環が出来ると自然と遅れてくる方は減るのではないでしょうか。

暗黙知を形式化することによる生産性の向上

そうは言っても、目上の人もいるし、なかなかやりずらいという議長さんも

いると思います。

そこでちょっとしたしかけ、「会議の掟」をご紹介します。

これは会議のルールを作ってしまおうというものです。

企業では就業規則や経費申請のルール、受発注のルールなど様々なルールが存在します。

しかし不思議なことに会議だけはルールがない会社が圧倒的に多いのです。

作り方は簡単です。

会議の中で以下の手順で決めていけば出来上がりです。

①会議のルールにした方がいいものを洗い出します。

②その中から、重要なものを三つ選びます。

③選んだルールを守れない場合の罰則を作ります。

（罰則は掃除をする/会議に立って参加するなど軽微なものにしましょう。）

④大きな紙に決まったことを書いて（ポスターのようにする）それを会議室の見えるところに貼ります。

ルールの内容は各社の会議の状況によって変えてください。

例えば、発言者が少ない場合は「会議中に一回は発言する」とか、

意見を述べた人を批判する人が多い場合は「少数派の意見を尊重する」などです。

今回お伝えしたことを活用して、是非、会議の生産性向上に活かしてください。

次回の後半では、「発言者が偏った時にどうすべきか？」について解説致します。